Entrenamiento de alto nivel para vendedores y empresarios

Cómo ser más productivo

¿No eres tan productivo como quisieras? De acuerdo con estudios tu improductividad puede deberse a varios factores:

  • la sobrecarga de trabajo
  • el hacer más de una cosa a la vez
  • hay un horario muy rígido
  • hay mucho estrés
  • no está liderado efectivamente el lugar de trabajo
  • y en el caso del trabajo exclusivamente no tienes un equipo altamente calificado.

La buena noticia es que cuando hay algo que falla siempre hay algo que puedes hacer para mejorar la situación.

Usa estos 6 hábitos para ser más productivo

1. Anticipa fugas de tiempo

Si eres empresario, las otras personas demandarán constantemente tu atención: tus empleados, tus proveedores, tus clientes… Ellos te necesitan frecuentemente. Es por esa razón que es más importante aun que seas más productivo. Anticipa que, por eso, durante tu día existirán fugas de tiempo, así podrás planear más eficazmente y tener una expectativa realista de lo que podrás lograr durante el día. ¿Cuántas horas de tu día corresponden a las fugas de tiempo? Contabilízalas. Si aún no las reconoces, poco a poco irás entrenando a los demás para que tu día sea más efectivo, pero por ahora, incluye esas fugas de tiempo en tu horario.

2. Ve todo lo pequeño como una Papa Caliente

Cuando tomes un archivo piensa en fuego. Cada archivo que se saca es una papa caliente. Debes decidir qué hacer con eso, ¡y hacerlo! Toma acción y complétalo, bótalo, delégalo, archívalo, o pásalo al siguiente día.

Esta misma regla se aplica para los correos electrónicos y papeles que llegan a tu escritorio.

3 minutos- ¡Cada vez que lo dejas y lo tomas otra vez, te toma 3 minutos! Por eso es sumamente importante que no lo dejes para después.

3. Planea tu día siguiente antes de salir de la oficina

Antes de salir de tu oficina haz un horario de las actividades que deberás completar y un horario de tus citas. Previamente tienes que haber delegado la confirmación de estas citas a alguien. Esto te ayudará a visualizar cómo tener un día productivo y no solo estar respondiendo a las emergencias en el día.

4. Haz las actividades que te generan ingresos para ser más productivo

Si no has estado pensando en cuáles son las actividades que generan más ingresos, te pido que recuerdes la regla del 20% y 80%. El 80% de las actividades generan el 20% del ingreso. Lo mismo sucede al revés: El 20% de las actividades generan el 80% del ingreso. Cuando estés frente a cualquier tarea piensa en esta regla y no tengas miedo de descartar o delegar la actividad.

Por ejemplo, si cuentas con el apoyo de algún asistente o compañero de trabajo, que pueda hacerse cargo de llamar para confirmar tus citas, por favor hazlo. Piensa en actividades que no tengas qué hacer tú. Esta mentira nos la han dicho a nosotros los empresarios: ‘si quieres que salga bien tienes que hacerlo todo tú’. ¡Incorrecto! Delega, y haz lo te va a genera más ingresos. ¿Cuándo? Hoy.

5. Organiza tu lista por prioridades

En este momento te pido que traigas a la mente a tu mamá. Piensa cuando ella te decía: “¡primero comete tu comida!” y tú prefieres comerte el postre.

Hacer una lista de prioridades puede al principio ser como comer alguna comida horrible que no te gusta. ¿Cuál es esa tarea que en este momento no te quieres comer? ¿Qué es lo más importante? ¿Qué tiene que ser completado antes de que despierten tus niños o que el mundo te empieza a llenar con sus demandas? ¿Qué actividades tienen fecha de vencimiento? ¿Cuáles tareas, a las cuales aún no se les ha asignado una fecha de plazo debes completar? ¿Qué actividades te generarán más resultados? Esas son las tareas que deben de estar en tu lista de prioridades. Muchas veces no es muy fácil comerse la comida que no nos gusta. pero después de hacerlo sabe mucho más rico el postre.

Tus tareas pueden entrar en cuatro categorías:

  • 1º Urgente
  • 2º Prioridad, sin fecha de vencimiento
  • 3º. Actividades que consumen tiempo, como: correo electrónico
  • 4º. Cosas que no debes hacer, como: correos electrónicos personales, ir de compras… ¡Tú sabes cuales son!*

*Adaptado del la fuente: u.nus.edu.sg

Mucho ojo: El renglón de las actividades no urgentes tiene prioridad porque, si no las realizas ahora, se convertirán en urgentes. Asegúrate de incluir actividades de las categorías #1 y #2 durante el día.

Aléjate de las actividades que no son importantes, muchas veces puedes delegarlas o descartarlas.

Sé que la aplicación de estas reglas puede ser un desafío para ti, pero te aconsejo que tomes algunas de ellas y las vayas aplicando día a día. De esa manera trabajarás de una manera más efectiva y darás un giro positivo al manejo de tu tiempo. No es necesario que te mates trabajando, aprenda a ahorrar tiempo y alcanza el éxito.

6. Ten una Comunicación más efectiva

Es mejor mantener que las personas con las que trabajas sepan qué esperar en relación con tu comunicación.

Llamadas: Mantén las llamadas dentro de cierto horario y planea lo que piensas hablar antes de marcar, para que no tengas que llamar varias veces a la persona.
Correos electrónicos: Comunícate a través del correo electrónico solo cuando necesites una respuesta inmediata. Si la conversación tendrá varios correos entonces mejor llama a la persona. Si la comunicación incluye a más de una persona, se podrá hacer por correo si es que no pueden hacer una cita para una reunión por teleconferencia.
Si recibes un correo electrónico asegúrate de responder dentro de las siguientes veinticuatro horas. Si el mensaje que envíes tiene tiempo de expiración, entonces asegúrate de explicar que es con carácter de urgencia.
Reuniones: Para que las reuniones sean efectivas asegúrate de planearlas con anticipación y que los participantes tengan una agenda. Antes de pedir que alguien esté en una reunión pregúntate si esa persona participará o recibirá información relevante que amerite el costo de la reunión.

Y comenta abajo, ¿qué estrategias de productividad utilizas tú para tener un día más productivo?

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